Kanban pour gérer son activité avant-vente

De Cyril Kirche dans Méthodes et Organisation

1 déc 2016

Nous vous avions parlé (oula il y a quelques années déjà) de la mise en place de l’agilité au sein des équipes de développement d’iMDEO, avec application et adaptation des artefacts agiles : daily, scrum board, rétrospectives…etc…

Je ne vais pas revenir sur cet aspect des choses mais plutôt vous faire part d’une pratique dérivée mise en place par la suite par les chefs de projets iMDEO pour gérer l’activité commerciale en amont des projets (communément appelée l’avant-vente quoi).

L’objectif était de trouver un moyen simple, pour suivre et organiser l’activité commerciale d’iMDEO Lyon. L’approche la plus pertinente nous a semblé de mettre en place un tableau Kanban, reposant sur le processus suivant :

  1. Rendez-vous
  2. Potentialité : projet potentiel identifié via appels entrants, opportunité détectée chez un client, prospection…
  3. Etude et analyse : phase d’étude pour se prononcer sur la faisabilité avant le go/no go
  4. Rédaction réponse
  5. Préparation soutenance
  6. Attente réponse
  7. Projet remporté (ou perdu …)

Kanban avant-vente

Chaque projet est matérialisé par un post-it où sont notés selon les cas :

-          Le trigramme de la personne en charge du sujet
-          Le nom du client
-          La date et l’heure du rendez-vous
-          L’intitulé du projet
-          Si connu le budget estimé
-          La contrainte de délai pour la réponse et si connue le projet

On a prévu un espace « sans suite / à relancer » pour y placer les projets pour lesquels il a été décidé de ne pas répondre ou pour lesquels nous n’avons plus de nouvelle du client/prospect.

Chaque matin toutes les personnes intéressées, chefs de projets, manager et ou commercial mettons à jour le Board. C’est l’occasion de communiquer sur les différents sujets et, à la manière d’un daily de développeurs, faire part de ses actions, ses problèmes ou ses interrogations.

D’ailleurs ce point se fait naturellement dans la continuité du daily « projets ».

L’avantage de la démarche est d’avoir une vision globale partagée (y compris par les développeurs) sur le pipe des projets à venir et les actions commerciales en cours.

Si par exemple beaucoup de réponses sont en attente, potentiellement un pic de charge est à prévoir.

Si au contraire peu de rendez-vous ou de potentialité  sont affichées, une sous-activité est possible.

Un autre point intéressant peut être de visualiser le taux de transformation en sur une période donnée, en comptabilisant les post-it par état.

 


La quête du grââl : mettre son post-it sous la coupe des winners

 

Enfin en cas de succès, c’est l’occasion de partager en groupe un petit moment de convivialité… car chacun ne manquera pas de saluer par des applaudissements appuyés tout post-it épinglé dans la colonne victoire J

 

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