Pourquoi je dois dématérialiser mes factures ?

De Marion Bertholon dans Méthodes et Organisation

17 mar 2018


Depuis 2008, les différentes lois de Modernisation de L’économie,  amènent à une dématérialisation générale des factures Françaises.

Les mots EDI, Pdf, LAD ou encore XML feront alors partis du langage commun de tous les français.

 

Mais pourquoi?

 

Parce que c’est bon pour l’environnement…

Le papier c’est mal. Il faut 2 à 3 tonnes de bois pour fabriquer 1 tonne de papier (selon GreenPeace) et c’est la forêt tropicale qui subit…

Mais si je dématérialise mes factures, elles seront électroniques et consommeront des Go plutôt que des ramettes A4,  et des Watts plutôt que des cartouches d’encre…

Pas sûr que ce soit l’argument environnemental qui nous fasse franchir le pas…

 

 

Parce que c’est plus économique …

En effet, la facture papier coûte cher! Entre les frais d’affranchissement, les temps de réception du document, de saisie en comptabilité, le stockage et toutes les erreurs humaines qui peuvent s’immiscer à chaque étape…

On estime à 15€ le coût pour avoir juste le droit de payer sa facture !

En mode numérique, le coût est très largement réduit… mais là encore, il est (en partie) déplacé.

 

 

On va investir cet argent :

  • dans une entreprise tierce qui se chargera de l’émission de nos factures (mode éditique : on déplace le problème),
  • dans un prestataire EDI qui, le plus souvent, prendra quelques dizaines de centimes par facture pour la transmettre à notre client,
  • un logiciel qui embarque cette solution numérique
  • ou encore des développements informatiques…

L’investissement n’est pas à prendre à la légère, il faut simplement l’anticiper et le réfléchir en fonction de son organisation. Tous sont à étudier !

        

            Parce que ça aide le FISC?

 

 

Véridique ! Un contrôle fiscal ne prendra plus que 20min montre en main grâce à la loi de modernisation plutôt que des semaines à fouiller dans le local d’archives de l’entreprise en cours de contrôle…

 

 

          Parce que je vais avoir des données rapides et fiables

 

 

La donnée sera plus accessible, mieux organisée et arrivera plus rapidement à la comptabilité de mon client, et donc, en théorie je serai payé(e) plus vite et plus juste !

 

 

Mais comment?

 

Comme je l’ai indiqué, la dématérialisation cache plusieurs modes de numérisation qui ont chacun leurs avantages et inconvénients.

 

L’EDI (Echange de Donnée Informatisé) :

 

La grande distribution est pionnière dans ce domaine, ça fait 30 ans qu’elle le pratique…

La donnée est échangée entre les deux systèmes d’informations des partenaires (fournisseurs / clients).

Comme dans toute conversation, pour être sûr de bien se comprendre, il « suffit » de se mettre d’accord sur :

  • le fond : les référentiels – mais rassurez-vous, il existe même des EDI pour cela.
  • la forme : le format du fichier échangé :

Des standards existent (EDIFACT -Échange de Données InFormatisées pour l’Administration, le Commerce et le Transport – entre autres-), mais il est également courant d’utiliser d’autres formats informatiques plus traditionnels (XML par exemple).

Des organismes (GS1 principalement) se chargent de normaliser ses échanges pour que nous parlions tous, plus ou moins, le même langage.

Dans ce cadre, on parle de format structuré.

 

Si vous émettez plus de 30 factures / semaine, c’est le mode d’envoi recommandé !

La dématérialisation SCAN / LAD :

 

On peut décider de dématérialiser tout seul, sans l’accord ou la concertation de nos fournisseurs ! C’est le format non structuré.

Dans ce cas, on scanne toutes les factures reçues et on utilise des logiciels de LAD (Lecture Automatique de Document) pour alimenter automatiquement notre ERP.

Solution tout à fait envisageable.

On n’est pas dans le pur numérique mais on a un gain de temps évident dans le traitement de la facture…

 

 

 

Dans les deux cas, il est indispensable de pouvoir garantir aux organismes (URSSAF et autres acteurs de l’état) de garantir une traçabilité de votre flux de facture.

Le traçage doit être infaillible, aucune modification de la facture ne doit être possible entre la sortie de votre logiciel de comptabilité et celui de votre client…

Les serveurs de dépôt et de réception des messages seront sécurisés, on parlera alors d’AS2, de X400….

 

WebEDI :

Pour les fournisseurs qui ne sont pas en mesure ou dans l’obligation de faire de la dématérialisation, il est possible, via la mise en place d’un portail de ce type, de leur faire porter le coût de l’intégration de leur facture…

La solution consiste à leur mettre à disposition un formulaire (Web) dans lequel  ils saisiront eux mêmes leurs factures et elles seront automatiquement intégrées dans notre ERP…

 

 

 

La conclusion?

 

Dans tous les cas, vous pouvez vous faire aider par des prestataires EDI (il en existe une cinquantaine sur le marché) qui se porteront garants pour transmettre le document jusqu’à son destinataire ou alors décider de faire développer la solution par votre DSI, c’est tout à fait faisable.

Maîtres mots : anticipation et dialogue ! (les deux principales qualités des informaticiens).

 

La dématérialisation s’impose en France et les entreprises ont plus ou moins anticipé cette révolution numérique.

Mais ce n’est qu’un premier pas vers la productivité! Les commandes EDI sont déjà implémentées dans les grandes entreprises et tout un tas d’échanges de documents passera par ces nouveaux modes de fonctionnements.

Le machine Learning, entre autre, va nous permettre d’analyser les flux et de gagner encore en temps de traitement et de correction!

 

 

A suivre….

 

 

 

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