t+2 ans : apport du coaching dans notre approche agile

De Héloïse HELLER dans Méthodes et Organisation

24 juin 2013

Au début du mois d’août 2012, période durant laquelle beaucoup de personnes prenaient leur congé, nous avons décidé de stopper les sprints. De ce fait, en septembre, l’ensemble de l’équipe a eu des difficultés  à reprendre le rythme et les règles premières de l’agilité.

Tous conscients que cette reprise difficile révélait une certaine stagnation voire une régression dans notre méthodo, il nous a paru important de faire appel à un regard extérieur, via un coach. Celui-ci devrait être  en mesure de faire un état des lieux des méthodes mises en place, et nous aiguiller sur les points d’amélioration et les ruptures à produire.

L’audit

Celui-ci a été conduit sur 2 jours auprès de l’ensemble de la structure (POs, 8 développeurs, 1 webdesigner, 1 web ergonome, 1 responsable technique et 1 manager).

1er jour : l’agilité vue de l’extérieur / 2ème jour : l’agilité vue de l’intérieur

Nos attentes concernant l’audit étaient les suivantes :

  • Prendre du recul sur nos cérémonies et nos intéractions
  • Définir la prochaine vision de l’agilité pour les équipes, les POs et le management
  • Amorcer des axes  d’amélioration dans les pratiques quotidiennes
  • Fournir des idées pour augmenter la performance des équipes.

Durant les 2 jours, nous avons fait de nombreux ateliers rassemblant l’ensemble des acteurs de la structure qui nous ont permis de répondre à un grand nombre de questions mais surtout à nous interroger sur d’où l’on vient, ce que l’on a fait et où l’on veut aller.

Toutes les cérémonies ont été observées par le coach pour ressortir les points à remettre en questions et les axes d’améliorations.

Les points remis en question

 

L’équipe de dev

  • Les cérémonies (Daily meeting, Démonstration, Rétrospectives): Etre encore plus dans le partage, l’autonomie et la prise de responsabilité.
  • Management visuel (Le tableau): Prendre en main leur tableau
  • Equipe (Esprit d’équipe) : Intégrer tout le monde dans le dispositif agile et ne pas penser qu’à la technique. Oublier la course au point pour la vélocité.

L’équipe des POs

  • La définition du profil PO  : Trop dans la technique, aussi chef de projet.
  • Management visuel : Pas de tableau, pas de visibilité sur les indicateurs.
  • Equipe: Outils de travail (Backlog), formats hétéroclites, pas de Daily meeting.
  • Gestion du produit : La définition sur statut « terminé » est trop souple, la projection à moyen terme n’est pas visible, les stories ne sont pas assez fonctionnelles.

Exemple d’atelier : Quels freins pour l’agilité ?

Dans un monde idéal  d’ une “agilité fluide et outillée qui évolue dans un contexte industrialisé où l’Homme est épanoui et acteur”, nous avons identifié dans notre contexte de travail les freins qu’il faudrait supprimer pour y parvenir :

  • La rigidité
  • Les démonstrations non préparées
  • Les permutations fréquentes des développeurs
  • Scénarios impossibles à pointer

Coaching : Ce qui a été mis en place

Suite à cet audit, différents ateliers ont été réalisés afin de consolider nos outils et notre méthodologie :

L’équipe de dev

  • Management visuel : reconstruction du scrumboard.
  • Les PO ne touchent plus au scrumboard (auparavant, les stories étaient posées et enlevées sur le scrumboard par les PO)
  • Réévaluation des stories découpées par tache et évaluation du RAF à chaque dailyscrum
  • Facilitation des cérémonies : il n’existe plus qu’une seule équipe, en lieu et place de plusieurs équipes par compétences de développement (PHP d’un coté, et Java de l’autre)
  • Rôle du ScrumMaster

L’équipe des POs

La première remarque du coach était de dire que les PO s’étaient attribués des rôles et pas forcément les bons,  ce qui ne permettait pas à l’équipe de s’auto-organiser et de prendre ses responsabilités.

Afin de se recentrer sur leur activité,  les POs ont dû :

Modifier certaines habitudes

  1. Ne plus intervenir au daily meeting de l’équipe : Les POs peuvent  observer le daily meeting mais n’ont plus le droit d’intervenir, afin de laisser l’équipe gérer les problématiques techniques, et ne faire remonter que les gros soucis par le ScrumMaster.
  2. Ne plus gérer le tableau de l’équipe  (scrumboard): Afin de laisser l’équipe s’auto-organiser
  3. Ne plus participer aux planifications, éclatement des stories en tâches : afin de laisser l’équipe prendre un engagement et revenir vers le PO lorsque la story n’est pas assez claire.
  4. Laisser l’équipe faire la démonstration devant le client. En effet, durant la 1ère année, le PO prenait en charge le déroulement des démonstrations devant le client. Ainsi, le développeur était moins impliqué si un bug survenait durant la démo. Le PO anime cependant la réunion en focalisant sur les problématiques fonctionnelles évoquées en séance.

Recentrer les rôles de l’équipe PO

  1. Mettre en place un daily meeting relatif aux PO
  2. Mettre en place un  tableau de suivi de l’activité des PO. Celui-ci s’est inspiré d’approche Kanban (cf Visuel)
  3. Harmoniser les outils utilisés par les POs : format des backlogs, mise en place des indicateurs, priorisation globale.

    PO kanban

    Tableau des Product Owners iMDEO

Mieux maitriser notre produit

Travailler sur la formalisation des stories : ce travail a permis de faire un format de backlog commun à tous les POs  et de diminuer le côté technique afin de s’attarder sur le côté fonctionnel du produit et surtout sur la valeur client.

Constitution d’un groupe de travail amélioration continue

Nous avons adopté les différentes recommandations suite à l’audit, en conservant les rétrospectives qui nous ont permis et nous permettent encore d’améliorer certains processus, qui seront évoqués dans un prochain article (saison 2).

Nous continuons aujourd’hui des rétro globales pour poursuivre le mieux possible notre processus d’amélioration continue.

 

1 Réponse pour t+2 ans : apport du coaching dans notre approche agile

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yohann

septembre 13th, 2013 à 21 h 18 min

je decouvre avec beaucoup de plaisir cet article, qui degage une grande motivation, sens analytique et perseverance.

bonne continuation a toute l equipe sur les routes agiles!

Commentaire

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