La rétrospective, clef de voûte de la méthodologie Scrum

De Florence Rutschi dans Méthodes et Organisation

30 avr 2017

En bref, qu’est-ce qu’une rétrospective ?

Ethymologiquement, c’est le fait de regarder attentivement (specto) en arrière (retro).
Dans le cadre de l’Agilité, la Rétrospective est l’un des 4 moments clef de la méthodologie Scrum et se place en clôture du cycle.

Placée chronologiquement après la revue de sprint, elle consiste, pour l’équipe, à réaliser l’analyse du sprint écoulé dans l’objectif de s’améliorer.



Une étape essentielle pour la cohésion d’équipe

A mon sens, bien plus qu’une clôture de cycle, la rétrospective est la clef de voûte du sprint tant elle participe à la cohésion de l’équipe et à l’efficacité collective.
En libérant la parole et favorisant l’échange direct sur le ressenti et le vécu de chacun des membres de l’équipe, elle s’attache non seulement à maintenir l’unicité de l’équipe dans la poursuite de ses objectifs mais également à satisfaire les besoins individuels de ses membres.

Pour se donner les chances de répondre aux besoins de chacun, il faut qu’ils puissent être exprimés. Aucune place ne doit être laissée au non-dit. Et c’est tout l’art d’une rétrospective que de réussir à instaurer un climat de confiance  pour que chaque participant puisse parler librement en soi et pour soi.

 

De quoi avez-vous besoin pour faire une bonne rétrospective ?

                    D’un environnement de travail agréable
Une salle modulable, au calme, lumineuse disposant de larges murs sur lesquels pourront être affichés des posters. On préfèrera un espace permettant un temps d’échange convivial debout en arc de cercle qui place l’ensemble des participants dans une posture physique active et participative.

Quelques boissons, croissants, biscuits, en plus d’apporter une bonne dose de glucose utile pour le cerveau, auront le mérite de participer à la création de l’ambiance conviviale et chaleureuse attendue.

                    Du matériel créatif
Paperboard, Post-it, feutres, Patafix, scotch, appareil photo seront de la partie ! On donne de la place au visuel, à l’expression rapide et aux idées simples. Le mot accompagne le geste, le geste exprime le sentiment : l’expression individuelle est plus libre.

                    D’un chronomètre
La rétrospective sera timeboxée à 1h30 pour un sprint de 2 semaines (jusqu’à 2 heures maximum en cas de sujet chaud à traiter). Chasse au temps élastique… On se fixe une durée maximale afin de se concentrer sur l’essentiel, sur ce qui est prioritaire d’aborder à ce moment présent.

                    D’un facilitateur
La rétrospective est animée par le Scrum Master. Il se doit d’être neutre. Il fixe les règles du jeu de la rétrospective, instaure un cadre bienveillant, distribue équitablement la parole et stimule la créativité et la liberté de parole de l’équipe.

                    De participants !
Toute l’équipe projet doit impérativement participer (et activement !) à la réunion : Product Owner, équipe de développement, Scrum Master. A ce titre, le Scrum Master devra clairement indiquer aux participants les instants où il s’inscrit dans son rôle de faciliteur neutre et ceux où il s’exprimera pour lui.

Certaines personnes externes peuvent intervenir en tant qu’observateurs. Le Scrum Master veillera toutefois à ce que leur intervention ne perturbe pas le bon déroulement de la rétrospective et le climat de confiance.

Déroulement d’une rétrospective :
La rétrospective doit suivre le même déroulé à chaque itération, à savoir :

  1. L’ouverture : Le Scrum Master présente le cadre de la rétrospective et invite l’ensemble des participants à participer à l’exercice. Afin de briser la glace, je vous conseille dès l’ouverture de faire s’exprimer l’ensemble des participants. Pour encourager les gens à prendre la parole, une simple question ouverte fera l’affaire : Comment vous sentez-vous en quelques mots ? En un adjectif et une phrase explicative, comment qualifierez-vous le sprint qui vient de s’écouler ?
  2. La revue des actions fixées à la rétrospective précédente : Cette étape permet de faire le bilan sur les actions qui avaient été choisies de mettre en place à la dernière rétrospective. L’équipe pourra relever les progrès accomplis en 1 sprint et évaluer si certaines actions sont encore insuffisantes.
  3. La collecte des données : On entre dans le vif du sujet ! Les participants sont amenés, l’un après l’autre à partager leurs perceptions positives et/ou négatives sur le sprint écoulé. Le Scrum Master propose une méthode pour structurer la collecte et s’attache à ce que les participants ne recherchent pas de responsables ou de solutions aux problèmes mais exposent simplement des faits, des sentiments ou des besoins. L’objectif est bien de permettre de détecter précocement des disfonctionnements avant qu’ils ne deviennent insurmontables
  4. Priorisation des sujets à traiter pour le prochain sprint : la priorisation peut être proposée par le Scrum Master en fonction de la récurrence de certaines données ou bien un vote peut-être proposé à l’ensemble de l’équipe. L’idée est de ne retenir que 2 à 3 sujets prioritaires à traiter au cours de la prochaine itération.
  5. L’élaboration d’un plan d’action : L’équipe doit décider ensemble d’un ensemble d’actions qui permettront d’avancer sur les sujets à traiter. Ces actions devront être réalisées avant la fin de la prochaine itération. Aussi, elles se doivent d’être réalistes, concrètes et mesurables. Un pilote par action peut être désigné pour suivre la mise en place de l’action et se donner les moyens de la mettre en place pour la prochaine rétrospective.
  6. La Clôture

Oui, mais à ma douzième rétrospective l’équipe risque de trainer des pieds ?
Si les actions engagées ne sont jamais mis en place, alors oui, votre équipe va se lasser. Les actions doivent être suivies et des indicateurs doivent permettre de rendre compte à l’équipe de l’amélioration acquise grâce à ces rétrospectives.
Varier les formats de la rétrospective permet également d’éviter la lassitude et conserver la spontanéité des interventions des participants. Vous pouvez faire appel à votre créativité mais sachez qu’Internet pourra grandement vous aider à réinventer vos rétrospectives !

Quelques suggestions de support pour une rétrospective récréative et efficace :

Chez iMDEO, nous avons testé diverses méthodes :

Vous trouverez sur Internet une source inépuisable pour animer vos rétrospectives et varier les approches :

  • plans-for-retrospectives.com : propose un tirage aléatoire pour sélectionner la méthode de votre prochaine rétrospective. Ne reste plus qu’à l’animer !
  • www.funretrospectives.com : Activities and ideas for making agile retrospectives more engaging. Tout est dit !
  • blog.octo.com/la-retrospective-dont-vous-etes-le-heros/ : Le blog d’Octo Talks propose des rétrospectives pour le moins créatives : prêt pour une rétro Walking dead ? Des talents de dessinateurs sont fortement recommandés…

 

A vous de jouer !


Vous l’aurez compris, une bonne rétrospective c’est avant tout un temps d’échange et de communication suspendu entre 2 sprints. C’est une respiration pendant le mouvement pour améliorer l’efficacité. C’est un moment essentiel pour apporter du feedback, maintenir un climat de confiance, d’empathie et de respect au sein de l’équipe pour lui permettre de s’adapter et de s’améliorer… et de s’améliorer encore !

 

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