Animer des ateliers à distance

De Manon Boudet dans Design|Méthodes et Organisation

17 Sep 2020

Cela nous est tous arrivé pendant cette période de confinement : parler alors que son micro est fermé ou au contraire le laisser ouvert alors que les enfants jouent derrière ou encore oublier que sa caméra est ouverte alors qu’on est en pyjama.

On s’est rendu compte aussi que certains sont moins à l’aise avec les outils informatiques ou encore ne disposent pas d’un équipement adapté (quand ce n’est pas le VPN qui ne fonctionne plus).

Dans ces conditions, comment faire pour réussir à animer un atelier ?

Il faut d’abord s’assurer de la qualité de son. Si on n’entend pas correctement les utilisateurs, on s’expose à un manque d’informations qui peut être important.

Une expérience utilisateur passe aussi par les expressions et les gestes que pourraient faire les utilisateurs. Une vidéo permet d’observer la personne dans l’entièreté de son expérience. Un silence peut être différemment interprété selon si la personne exprime une moue d’incompréhension ou si son visage exprime une profonde réflexion.

Enfin, il faudra trouver un espace de travail virtuel partagé. Chacun aura alors à disposition tous les documents nécessaires, évitant ainsi d’envoyer trois fois le même PDF à la même personne. Cela permettra aussi de contrôler que chacun a bien la même version du document.

Mais surtout, attention au biais d’attribution qui consiste à expliquer les comportements des autres par leur caractère alors que nous expliquons nos propres comportements selon les circonstances. La recherche en psychologie a montré que  . Ainsi, au lieu d’incriminer la personne, rappelez-vous que dans ces circonstances de travail, le problème vient souvent de la technologie.

 

Bien préparer l’atelier à distance

 

Quel(s) outil(s) ?

Il existe de nombreux outils qui permettent de le faire. Mentimeter pour les quizz, Teams pour la création de groupes dans une visioconférence et les classiques comme  , Skype ou encore Discord. Pour un travail collaboratif, Notion ou Miro seront parfaits.

Il faut veiller à ne pas utiliser un trop grand nombre d’outils différents et de privilégier des liens vers des sites qui ne nécessitent ni inscription ni téléchargement. Si l’outil n’est pas connu par les participants, ne leur montrez que les choses qui leur seront nécessaires pendant l’atelier.

 

Quelle durée ?

Faites des pauses régulières et plus longues qu’en présentiel : le fait d’utiliser des outils en ligne demande beaucoup plus d’attention, vos participants seront plus vite et plus facilement déconcentrés. Si un atelier dure plus de deux heures, vous allez perdre vos participants. Evitez aussi de le faire sur une journée entière, il vaut mieux étaler vos ateliers sur plusieurs jours.

De manière générale, du fait des problèmes liés à l’utilisation d’outils en ligne, chaque atelier prendra jusqu’à deux fois plus de temps qu’en présentiel. Les échanges et les transitions prendront plus de temps.

 

Quelle taille de groupe ?

Oubliez tout de suite les ateliers à plus de 25 personnes, vous n’allez jamais réussir à gérer. Plus ou moins 10 est une bonne base. Souvenez-vous que pour être efficace, il vaut mieux étaler les ateliers sur plusieurs jours et plusieurs groupes de travail.

que vous répartirez sur des petits boards de travail. Vous favorisez ainsi la communication entre eux et cela vous permet de faire appel à un autre facilitateur si jamais vous avez plus de 10 personnes à gérer.

 

Quelle préparation pour les participants ?

Pourquoi ne pas proposer un petit guide du parfait participant ? Celui-ci pourrait contenir une présentation des outils qui seront utilisés, un guide pour tester le micro, la caméra et la connexion internet et un rappel concernant l’environnement idéal (lieu confortable, calme et éliminer les distractions).

Une présentation ludique sous forme de petite histoire amènera vos futurs participants à préparer l’environnement idéal pour votre atelier. Vous gagnerez ainsi beaucoup de temps au moment de débuter.

 

Quelle préparation pour le(s) facilitateur(s) ?

Rien ne vaut une bonne organisation pour palier un maximum aux problèmes potentiels :

  • Préparez en amont vos boards avec les consignes écrites explicitement pour chaque exercice. Cela vous évitera les interruptions et les répétitions.
  • Toujours prévoir un plan B si quelque chose ne fonctionne pas.
  • Créer en amont vos groupes et sous-groupes ainsi que les espaces de visio/board sur lesquels ils vont pouvoir communiquer/travailler.
  • Comme évoqué précédemment, prévoyez autant de facilitateurs que de sous-groupes.
  • Rendez ça fun : prévoyez des surnoms, des graphismes amusants et des consignes ludiques. Mais prenez garde à ne pas infantiliser vos testeurs.

 

Pendant l’atelier à distance

Commencez d’abord par un icebreaker afin de mettre à l’aise les participants et créer une cohésion de groupe. Vous pouvez par exemple leur demander de choisir un emoji/gif qui illustre leur humeur ou encore leur faire choisir parmi plusieurs personnages de films et d’expliquer en quoi il leur ressemble. Cela leur permet de se familiariser avec les outils et les règles imposées par la distance.

Ensuite, désignez un rapporteur et donnez des rôles à chacun afin qu’ils se sentent acteurs de votre atelier. Interrogez-les par des quizz, des sondages ou des questions directes afin de capter leur attention. N’hésitez pas à faire des interludes ludiques et énergisants toutes les 20 minutes (montrez un objet du quotidien, blind test, gym tonic…) afin de réveiller vos participants et les rendre de nouveaux en pleine forme pour la suite de votre atelier.

Enfin, prévoyez une distribution de la parole. En effet, à distance, la prise de parole peut vite tourner en chaos auditif. Pour éviter cela, vous pouvez par exemple dessiner une table sur le board et demander aux participants de choisir une image qui les représentera et de les placer autour de la table. Vous aurez ainsi une prise de parole contrôlée et participative.

 

Après l’atelier à distance

Tout le monde peut animer un atelier. Le livrable analysant les résultats apparait alors comme une valeur ajoutée en tant qu’UX designer. Il peut prendre plusieurs formes. Une capture des boards visuels faits par les participants permet de relier les idées, les prises de notes afin de conclure sur ce qui a été décidé ou encore un dossier partagé. Couplé avec un benchmark, une synthèse, des solutions permettront à votre client d’en réaliser l’impact.

Et vous, quel est votre retour d’expérience ?

iMDEO recrute !

A la recherche de nouveaux talents (développeurs web et mobile, chefs de projet,...)

REJOIGNEZ-NOUS

A la recherche de nouveaux talents (développeurs web et mobile, chefs de projet,...)

Voir les annonces