Cap sur les objectifs 2019

De Florence Rutschi dans Méthodes et Organisation

18 Déc 2018

L’adage veut que le cordonnier soit le plus mal chaussé. Chez iMDEO nous avons voulu échapper au proverbe en mettant en application les méthodes que nous conseillons à nos clients, à savoir, notre expertise en animation d’ateliers Design Thinking.

Vous avez dit Design Thinking ?

Retenez bien ce terme… Ces méthodes imaginées dans les années 80 (eh oui, au même moment que le Rubik’s cube) ont le vent en poupe ! Plus qu’un phénomène de mode, cette démarche a de solides raisons de répondre aux exigences de réactivité et d’efficacité auxquelles sont aujourd’hui confrontées les entreprises.

Ces méthodes de management ont pour objectif de faire émerger des solutions en plaçant l’humain au centre des préoccupations. Voici 3 avantages à développer le design thinking dans le traitement de problématiques :

  • la réflexion part avant tout des besoins utilisateurs avant d’aborder les contraintes et les freins
  • le mindset change pour une posture davantage orientée solution et action
  • les outils du design thinking s’appuient sur la dynamique d’équipe pour tendre vers un leadership plus horizontal (prise de responsabilité partagée au sein des membres d’une équipe)

Ainsi, en créant le terreau favorable à la pensée collective, le design thinking va permettre une interaction plus forte entre les acteurs d’une entreprise / d’un projet.

C’est ce que nous avons souhaité appliquer au travers d’un atelier organisé pour chacune des 2 Business Units d’iMDEO (Lyon, le 5 novembre et Tours, le 30 novembre dernier).

 

Un atelier, pour quoi faire ?

Selon les principes de management concertatif du Groupe Hervé (iMDEO est une filiale du groupe), chaque Business Units doit définir en équipe ses propres objectifs pour l’année à venir. En outre, les objectifs doivent être le résultat de la somme des objectifs individuels partagés, discutés et priorisés en équipe.

Cette réflexion a donc été conduite à l’occasion d’un atelier d’une grosse demi-journée. Tous les intra-entrepreneurs (10 à 15 participants par structure) ont répondu présents pour plancher ensemble sur la construction de leurs objectifs 2019.

 

Déroulement de l’atelier

Chaque BU s’est vue proposer un processus collaboratif pour leur permettre de réfléchir et établir ensemble leur plan d’actions de manière fluide et efficace.

Le déroulé s’est effectué en 3 temps :

  1. La réalisation d’une rétrospective de l’année 2018
  2. La génération d’idées pour faire encore mieux en 2019
  3. La priorisation des actions

 

Retour en images sur cette aventure collective de quelques heures

Energizer

Tout d’abord, pour mettre en condition les participants, il a été question de mobiliser chacun dans l’expression de ses idées et enclencher un mode de fonctionnement collaboratif. Pour ce faire, les équipes se sont prêtées à un jeu consistant à imaginer tous les détournements possibles à un objet du quotidien : le trombone.

Aussi bien à Tours qu’à Lyon, les idées ont fusé : de l’outil à crocheter les serrures au dermographe… les intra-entrepreneurs, s’en sont donné à cœur joie !

En réalité, la phase de brainstorming d’équipe a permis de démultiplier les idées trouvées individuellement. Les équipes étaient fin prêtes pour entrer dans le vif du sujet !

Rétrospective

Pour faire s’exprimer les impressions de chaque individu et favoriser l’écoute active et l’empathie, nous avons ensuite formé des binômes pour un exercice de confidences.

Pendant 1 vague de 3 minutes, une personne de chaque binôme a été invitée à confier à son collègue son vécu tant positif que négatif pour sa structure. En revanche, le collègue en face avait la consigne de rester muet et surtout attentif et à l’écoute. Une 2ème vague de confidence a permis d’inverser les rôles.

Adrien et Marion se prêtent à l’exercice de la confidence (patience Marion, c’est bientôt ton tour !)

Dans un second temps, des groupes de 2 binômes ont été formés pour partager et collecter l’ensemble des ressentis individuels. Dans chaque groupe, les personnes ayant capté les données de son binôme ont été chargées de retranscrire oralement au groupe (et en jouant à l’acteur !) ce qu’ils avaient compris. Le groupe devait ensuite s’organiser pour retranscrire chacune des données sur des post-its de couleurs et les clusteriser par thématique.

 

Maxime se met dans la peau de William. Olivier et Steven sont captivés.

 

Jérôme retranscrit les ressentis de Greg ; Valérie collecte les informations avec assiduité et Jordan assure les regroupements par catégorie.

Rose pour les points positifs / Jaune pour les points à améliorer = une rétrospective rondement menée !

Idéation

Après une petite pause bien méritée, des groupes de travail se sont organisés autour des 3 thématiques qui réunissaient 80% des retours des rétrospectives.

Les groupes, constitués de 4 à 5 personnes, ont eu pour mission de dégager des actions d’amélioration en réponse aux points négatifs et positifs issues de la phase de rétrospective.

Greg, Thomas, David, Jérôme et Guillaume planchent sur les actions à mettre en place pour améliorer la Production.

Olivier, Sophie et Christine retroussent leurs manches sur le volet Commercial.

A Tours, on fait chauffer les ciboulots sur la thématique du Management (Delphine, Vincent, Rémy, Jordan)

Soutenance et feedbacks

A l’issue de 45 minutes de réflexion intense, les groupes ont pu imaginer une série d’actions adaptées à leur thématique. C’est l’heure de les partager à l’ensemble de l’équipe !

Soutenances des équipes (Steven, Paul Henri, Cécile)

Pour obtenir un feedback constructif suite à la soutenance de chaque groupe, l’audience s’est vue attribuer des rôles : ange, démon ou gardien. Ces rôles permettent de donner des retours constructifs en s’affranchissant de son propre rôle au quotidien. En particulier, les anges relèvent les points forts et valorisent le travail du groupe. Les démons mettent en exergue les points faibles et critiquent le travail du groupe. Enfin, les gardiens relèvent le cœur de l’exposé, ce sur quoi l’équipe doit mobiliser son énergie.

Priorisation des actions

Après la mise en commun du travail de chacun et l’alignement de tous autour des actions, il était nécessaire de prioriser. Pour permettre ce tri, 2 axes « Impact » et « Effort » ont été tracés sur un board papier. L’équipe a ainsi pu aborder la priorisation sur la valeur d’une action et l’effort qu’il est nécessaire d’accomplir pour la réaliser.

Démarrage de la phase de priorisation pour l’équipe de Lyon

 

Le tri se précise !

Dans un 2ème temps, un quadrillage a permis de révéler :

  • les QuicksWins : les projets qui donnent un bon retour sur investissement avec un effort limité. L’équipe iMDEO arrivera rapidement à un résultat tangible en activant ces actions. Pour ces raisons, la majorité des actions à conduire en 2019 doit être sélectionnée dans cette catégorie.
  • les projets majeurs : ils délivrent un bon retour sur investissement mais nécessitent beaucoup de temps. Quelques projets majeurs peuvent être retenu, mais attention à la consommation du temps ! Un projet majeur peut être mené sur plusieurs années. Il en découle un plan d’action qui consiste à découper ce projet en plus petites actions pour pouvoir le piloter à l’échelle de l’année.
  • les Fill Ins qui ont un impact faible mais demande peu d’efforts (ces actions peuvent être délaissées au profit des autres)
  • les Thankless Tasks qui doivent être évitées (peu de valeur ajoutée pour un effort conséquent)

Bravo ! Voici une map d’objectifs bien réalisée

La sélection des actions à mettre en œuvre pour 2019 s’est ensuite faite au vote. Chaque participant se positionne sur un nombre limité d’actions. Se positionner veut dire « s’engager individuellement à avancer » sur cette action et à la traduire à son niveau en objectif individuel.

Suite et fin

Le plan d’actions ayant été défini, l’équipe est finalement repartie avec la mission de définir les indicateurs de mesure de l’atteinte de l’objectif et d’en suivre régulièrement les avancées pour partager les réussites et les difficultés en équipe à pas de temps régulier. En effet, un objectif doit être SMART (Spécifique, Mesurable, Approuvé par l’équipe, Réaliste avec une date d’échéance (Temps)).

Pour terminer l’atelier et positionner émotionnellement l’équipe par rapport à l’enjeu 2019, l’image de l’arbre à personnages a été utilisée (test imaginé par Pip Wilson, psychologue britannique). En dernier lieu, les participants ont été invités à se positionner sur un arbre à personnages pour symboliser leur place dans l’équipe et leur état d’esprit. Chacun a partagé oralement à l’équipe son choix et ses ambitions pour 2019 au travers de cette image. Un moment très enrichissant !

Olivier a choisi sa place dans l’arbre iMDEO

Résultat : une expérience concluante et plébiscitée

Pour conclure, cela a été un vrai plaisir de voir l’enthousiasme de l’ensemble des participants. Chacun s’est investi entièrement dans la réflexion et la production d’idées.  Il en est ressorti une vraie émulation et synergie de groupe qui a permis de construire et prioriser ensemble les objectifs de chacune des B.U.

La méthode employée a permis à chacun de se connecter intellectuellement et émotionnellement aux objectifs et de se les approprier. Ainsi, les actions pertinentes qui ont émergé auront beaucoup plus de chance d’être concrétisées.

De toute évidence, les ateliers de Design Thinking sont applicables à n’importe quelle problématique et quelle que soit la nature de l’activité de l’entreprise. En combinant les compétences, les intuitions et le savoir-être de chaque individu, le processus de création s’en trouve décuplé. Ces ateliers sont de véritables accélérateurs d’innovation et de prise de décision. En plaçant l’individu au centre, ils permettent à chacun de s’approprier une problématique et de doper l’engagement d’une équipe.

Alors, convaincu ? Nous oui !

 

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