Quelques outils informatiques vulgarisés !

De Maxime Douliba dans Méthodes et Organisation|Technique

27 Jan 2019

L’informatique peut apporter beaucoup à votre entreprise! Vous le savez et vous avez besoin d’un guide ou d’une vulgarisation de tous ces termes barbares ?

L’objectif de cet article est de vous donner les premiers mots-clés, le premier contact avec un panorama d’outils impressionnant. A défaut d’être pleinement exhaustif, j’espère que cet article sera un tremplin pour approfondir vos recherches d’outils informatiques parfaits.

Comme vous le savez, les raisons d’utiliser les outils informatiques sont multiples : apporter de la structure, un cadre global pour travailler ensemble, partager des documents, encourager le travail collaboratif, suivre des indicateurs de performance, mettre à disposition des documents/données, contrôler, etc.

Et les domaines d’utilisation de ces outils sont tout aussi nombreux : Gestion de projet, Comptabilité, Finance, Production, Logistique, Gestion des stocks, Ventes, Prospection, Ressources Humaines, etc.

L’informatique regorge d’outils pour gérer, contrôler, optimiser… Adopter un outil est parfois long et coûteux, surtout s’il s’agit de faire adhérer une équipe entière. Alors, posez-vous les bonnes questions.

Voici quelques questions de fond à vous poser avant d’entamer un choix d’outil informatique :

  • Quels sont les risques de le faire ou de ne pas le faire ?
  • Vais-je exposer mes données à des risques de sécurité / de confidentialité ?
  • Quel est mon budget ? Ou plutôt, qu’est-ce que ça me coûte de le faire aujourd’hui à ma façon ?
  • Quels sont mes enjeux en matière de collaboration ?
  • Dois-je forcément proposer une solution mobile ?

Dans cet article, je citerai quelques outils du marché que j’écrirai en italique et quelques mots-clés du monde de l’informatique que je mettrai en gras. Bonne lecture !

Je ne suis pas assez visible sur le Web !

Tout d’abord, vous devez utiliser l’ensemble des réseaux sociaux. De Facebook à Twitter en passant par Linkedin, toutes ces plateformes d’échanges permettent d’accroître considérablement votre référencement sur Internet. A l’heure de la mobilité et des recherches intempestives sur les moteurs de recherche, il ne faut surtout pas les négliger ! Prévoyez un temps pour y figurer.

Vous ne me croyez pas ? Vous voulez des chiffres ? Contrairement au Search Engine Advertising, ou SEA, qui consiste à utiliser des moyens payants de ramener les internautes vers son site, le Search Engine Optimization, ou SEO, permet de connaître le positionnement de son site par rapport aux autres et contient de nombreux services d’optimisation et d’analyse du trafic. De nombreux outils existent pour vous accompagner dans le SEO. Le plus connu est sans aucun doute Google Analytics. Il vous apportera de nombreux indicateurs comme par exemple les sources ethniques ou démographiques de votre trafic.

Et si je créais moi-même mon site Web ?

CMS ! Les Content Management Systems ou systèmes de gestion de contenu pullulent sur le Web. Ils permettent tout simplement de créer un site Web sans connaissance informatique particulière. WordPress, Joomla, Drupal sont parmi les leaders du marché. En cherchant le CMS le plus adapté à votre activité, vous en trouverez des spécifiques pour un site marchand, d’autres orientés Blogs ou encore d’autres sur l’immobilier, l’emploi, etc.

Si vous souhaitez ouvrir votre boutique en ligne, il existe de nombreux sites permettant la vente aux particuliers ou encore les plateformes d’affiliation.

Je veux des outils pour surveiller mes concurrents et faire de la veille sur mon domaine d’activité…

Outre les moteurs de recherche comme Google, ixquick ou Qwant, il existe bien sûr d’autres moyens de suivre l’activité dans un domaine particulier. S’abonner aux comptes Twitter, LinkedIn des influenceurs dans votre domaine peut s’avérer utile pour rester à l’écoute des changements.

Les flux RSS sont également un moyen de suivre les principales informations sous la forme d’un fil d’actualité.

Un outil pour m’aider dans mes actions commerciales ?

CRM ! Les CRM, ou Customer Relationship Management, permettent de planifier vos actions de prospections, de suivre les actions effectuées et d’en planifier de nouvelles. Bref, un CRM surpasse le bon vieux fichier Excel pour aller plus loin dans le suivi de vos actions commerciales et surtout pour partager ces informations. Très vite, tous vos clients et contacts seront dedans, plus moyen de vous en passer ! Salesforce est probablement l’outil payant incontournable ; cependant, il existe de nombreuses solutions gratuites…

L’entreprise, ce n’est pas que du commercial, c’est aussi et avant tout des hommes !

SIRH, ou Système de Gestion des Ressources Humaines, désigne un outil informatique capable d’automatiser des tâches liées à la gestion du personnel, de proposer des interfaces de gestion des congés / RTT, des notes de frais, de gérer les paies, etc.

Pour former, les entreprises se tournent de plus en plus vers les plateformes d’e-learning. Vous trouverez de nombreuses façons d’apprendre à vos équipes tout le savoir-faire dont ils auront besoin. En plus, ils pourront y revenir dès qu’ils en sentiront le besoin !

Autre sujet important : le recrutement. Sur internet, les sites pour l’emploi sont nombreux. Cela ne veut bien sûr pas dire que vous trouverez facilement la nouvelle recrue parfaite. En revanche, cela signifie que vous aurez certainement besoin de suivre cette activité surtout si vous multipliez les sources de diffusion de CV. C’est pourquoi, la gestion de ces recrutements passe souvent par une CV-thèque que vous trouverez en bon nombre sur internet !

Il y a aussi la production, les projets, les plannings !

Et oui, l’informatique contient de nombreux outils permettant de gérer les tâches d’un projet. Sous forme de cartes AGILE, c’est le cas de Trello ; sous forme d’une liste, c’est le cas de Google Task ou alors de gérer les temps d’occupations des ressources, c’est le cas de Ganttic… Tous les outils cités sont collaboratifs, c’est-à-dire que plusieurs personnes d’une même équipe peuvent voir et agir sur leur contenu. De plus, ils ont des versions mobiles ; ce qui permet à vos collaborateurs les plus éloignés de vous suivre. Chaque modification est signalée aux autres et permet à chacun de suivre l’évolution. Un outil comme Slack, permet de répartir les sujets de conversation entre les différents membres d’équipe dans des canaux différents. Chacun peut s’abonner à un ou plusieurs canaux et ainsi recevoir l’information appropriée…

En production industrielle, les GPAO ou Gestion de Production Assistée par Ordinateur sont des outils indispensables pour contrôler les flux, les stocks, les achats, les coûts et même les plannings !

L’ordonnancement, le contrôle de la qualité et le suivi de la production est fait dans ce que nous appelons les MES pour Manufacturing Execution System. Cela peut aller jusqu’à piloter des automates de fabrication !

Et sinon, je contrôle comment l’état de mes stocks ?

La gestion des stocks peut vite devenir un casse-tête si on ne se discipline pas à renseigner les entrées ou sorties de produits. En plus de vous permettre un meilleur contrôle de l’état global, un outil de gestion de stocks vous permettra de conserver la traçabilité des mouvements, de paramétrer des alertes en cas de stocks insuffisants par exemple ou encore de vous fournir des données sur les inventaires, le top des produits… Autant d’indicateurs qui vous permettront d’optimiser votre gestion.

OpenConcerto est un outil libre dédié à la gestion des stocks qui pourra vous rendre ce type de services.

Nous parlons ici de biens mobiliers mais il existe également des outils spécialisés dans la gestion des biens immobiliers vous permettant par exemple d’aller jusqu’à la génération de vos écritures comptables.

Vous avez dit écriture comptable ?

Oui, l’informatique est également votre allié pour la gestion de votre comptabilité. Vos comptes de résultats, vos coordonnées bancaires, vos factures, vos achats, vos ventes, vos commandes… Tout peut y figurer et vous permet de simplifier grandement le travail. Le choix du logiciel de comptabilité s’explique avant tout par la taille et la structure de l’entreprise. De nombreux logiciels sont disponibles, n’hésitez pas à leur demander une démo en présence de votre comptable afin de voir lequel vous parait le plus intuitif.

L’informatique peut-elle m’aider à suivre les réclamations et avis de mes clients ?

Oui, bien sûr ! Google forms ou Survey Monkey sont des exemples d’outils permettant de faire des sondages en ligne. Vous pourrez les utiliser pour questionner des utilisateurs ou des clients, voire même vos propres salariés.

D’autres logiciels vont permettre de suivre les réclamations de vos clients. Cela peut être via l’utilisation de CRM (vu précédemment) ou encore de bug trackers dans le monde du logiciel, ces plateformes proposeront à vos clients des formulaires pour récolter leur expérience et d’effectuer un suivi des demandes en interne.

Vous parlez de processus…

Oui, l’informatique vise à automatiser des processus. Par exemple, on parle de GED (Gestion Électronique de Documents), lorsqu’il s’agit d’automatiser les processus documentaires d’une entreprise. Vous recevez une facture ; elle commence son cycle de validation par la comptable, puis en fonction de son montant va passer par un certain nombre d’approbations… Bref, tout ce circuit peut s’automatiser et ainsi confier à un outil la gestion automatique de tous les flux documentaires de l’entreprise.

Le flux documentaire n’est pas le seul à nous intéresser ; les données issues de ces documents sont tout aussi pertinentes. La Business Intelligence, ou BI, est cette discipline qui consiste à faire remonter aux décideurs les données les plus pertinentes sous forme facilement exploitable pour prendre les bonnes décisions.

En ce moment, nous entendons beaucoup parler du Machine Learning. Il s’agit d’une façon de classer, modéliser, analyser et restituer les données de l’entreprise.

Et, il n’existerait pas un outil pour faire tout ça ?

Pas vraiment. On parle d’Enterprise Resource Planning (ERP) pour désigner des outils très complets qui permettent de couvrir l’ensemble des fonctionnalités d’une entreprise. Cependant, bien que cela puisse apporter de nombreux services, il s’agit souvent d’investissements conséquents (en temps et en argent) ; pas forcément adaptés aux petites structures.

Et maintenant, de quoi avez-vous réellement besoin ?

Nous avons balayé quelques outils, quelques termes barbares mais ce qui est sûr, c’est qu’il ne s’agit là que de pistes pour vous aider à trouver l’outil qui vous permettra de gagner en réactivité, à optimiser vos processus, à contrôler la qualité de ce que vous produisez.

Pour trouver vos propres outils, il faut simplement que vous répondiez aux bonnes questions.

En tout cas, après la lecture de cet article, j’espère sincèrement que vous aurez les bons mots !